Dudas Y Tips Para el Comité de Vigilancia
A continuación encontrarás una serie de preguntas y respuestas que te permitirán entender de mejor manera lo que significa el comité de vigilancia de un condominio, además encontrarás una serie de tips que hemos incluido, que te ayudaran en el día a día para que tu comité funcione de la mejor manera.
Contenido:
1.- Qué es un Comité de Vigilancia
2.- Quién es Responsable de Seleccionar el Comité
3.- Cuándo se Selecciona el Comité
4.- Cómo está Conformado el Comité
5.- Funciones de los miembros del Comité
6.- Temas que Debe Revisar el Comité
7.- Qué NO Debe Hacer el Comité de Vigilancia
1.-¿Qué es un Comité de Vigilancia ?
Es un órgano de control integrado por condóminos electos en la Asamblea General, cuyo cometido entre otros, es vigilar, evaluar y dictaminar el puntual desempeño de las tareas del administrador, así como la ejecución de los acuerdos y decisiones tomados por la Asamblea General
2.- Quién es Responsable de Nombrar al Comité de Vigilancia
Dentro de un Condominio o Fraccionamiento, se deben de llevar acabo reuniones de vecinos, con la finalidad de organizarse con todos los temas relacionados dentro del inmueble, es decir tener una administración que se encargue de contratar los diversos servicios como seguridad, la limpieza, la jardinería tanto del área común, área verde, amenidades así como hacerse cargo del mantenimiento del condominio o Fraccionamiento.
Estas reuniones de vecinos se llaman legalmente “Asambleas de Condóminos” o “Asambleas de Vecinos”, en la primera reunión que se celebre se debe de desahogar los siguientes 3 temas:
- Nombramiento del Comité
- Establecimiento del presupuesto anual y de las cuotas de Administración y de Mantenimiento
- Nombramiento del Administrador Interno o empresa profesional
TIP 1: El comité puede hacer una búsqueda de empresas profesionales y presentar a la asamblea una terna de candidatos para que los propietarios o representantes*, seleccionen por mayoría de votos, la mejor opción (precio, calidad, experiencia). www.integrapostventa.com
* Los dueños de cada departamento o sus representantes legales (acreditados con carta poder) son quiénes tienen el derecho de voto y por mayoría de votos se toman las decisiones de cada Condominio o Fraccionamiento….. Es decir que la “Asamblea de Condóminos” es quien selecciona al Comité de Vigilancia.
3.- Cuándo se Selecciona al Comité de Vigilancia
En el momento que un Condominio o Fraccionamiento se acaba de construir y de vender, se lleva acabo la primera asamblea de vecinos, y es en esta primera asamblea donde se debe de conformar el Comité de Vigilancia.
En muchos Fraccionamientos o Condominios, se establece por reglamento interno que la asamblea anual se debe llevar acabo entre los meses de Enero a Mayo, con la finalidad de presentar los estados financieros del año anterior.
Para ser miembro del comité de vigilancia, debe estar al corriente de sus cuotas de mantenimiento y ser un vecino ejemplar.
TIP 2: El Comité de Vigilancia debe ir cambiando cada año, es recomendable que la mitad de sus miembros permanezcan por periodos de dos años para poder dar continuidad y seguimiento a los trabajos que encabeza la empresa administradora del inmueble
TIP 3: En la misma asamblea se pueden nombrar miembros de comité sustitutos, los cuales deberán de apoyar al comité de vigilancia; en caso de que algún miembro del comité salga del país o por cuestiones de salud o trabajo no puedan participar en alguna reunión, en ese caso, entra la figura del sustituto.
4.- Cómo se Conforma el Comité de Vigilancia
El comité de un Condominio o Fraccionamiento está Conformada por 3 Posiciones:
- Presidente
- Tesorero
- Secretario
En algunos inmuebles se realiza una campaña previa a la asamblea de vecinos, para que se registren como candidatos o como planillas o grupos de trabajo, este tipo de planillas funcionan y trabajan de manera coordinada.
Su principal objetivo debe ser el coadyuvar con la administración en temas importantes y en situaciones de emergencia, en ningún caso se debe de creer que ser miembro de comité le da privilegios sobre el resto de los propietarios.
TIP 4: Para condominios de 1 a 200 unidades privativas se recomienda tener 3 miembros de comité y para condominios mayores a 200 se recomienda tener un comité de 5 elementos.
TIP 5: Es obligatorio que los miembros del comité deben ser propietarios y muy recomendable que vivan en el condominio, de esta manera son conscientes de las necesidades y problemas que se viven día a día dentro del condominio.
5.- Funciones del Comité de Vigilancia
Las Principales Funciones a Desempeñar son:
Presidente:
- Dirigir las asambleas
- Presentar informe anual de operaciones del condominio
- Tener voto de calidad en las reuniones y decisiones del comité. El voto de calidad lo ejerce el presidente en caso de haber un empate en alguna de las decisiones que se deben tomar, es decir que lo que vote el presidente sería lo que procede
Tesorero:
- Autorizar los gastos del condominio de acuerdo al presupuesto que autorice la asamblea
- Supervisar la contabilidad de la asociación
- Presenta a la asamblea el informe financiero anual (pago de impuestos, ingresos y gastos, fondo de reserva etc,….) y quién quiera consultar la información podrá acudir a la administración para revisar el documento
Secretario:
- Llevar las minutas de las reuniones del comité. Link-formato-integra
- Resguardar los documentos y archivos del comité.
- Colaborar en la coordinación y ejecución de las asambleas (Desde la firma de la convocatoria, firma de la lista de asistencia, redacción de acta de asamblea y recolección de firmas del presidente de la asamblea)
6.- Temas que Debe Revisar el Comité de Vigilancia
Es recomendable tener una reunión mensual que incluya la siguiente orden del día:
- Temas Operativos: Seguridad, Limpieza y Jardinería, Fumigación,
- Temas Mantenimiento: Cuartos de máquinas, amenidades, áreas comunes, ….
- Temas Administrativos: Cuentas por pagar, seguimiento siniestros con el seguro, Cobranza
- Temas Financieros: Reportes Financieros y la Contabilidad
- Temas Legales: Demandas Morosidad, Contratos con proveedores, Atención autoridades
Es recomendable que el comité cuente con una empresa de administración de condominios, que les ayude a gestionar el día a día de su inmueble.
TIP 6: Las juntas mensuales entre la administración y el comité de vigilancia deben de durar máximo 2 hrs.
7.- Qué NO Debe Hacer el Comité de Vigilancia
Lo que No debe hacer el comité es:
- Mezclar sus intereses personales y financieros con los del condominio
- Recomendar proveedores
- Tomar decisiones que le corresponden a la administración
- Romper la línea de respeto con el personal en sitio y con proveedores
- Utilizar áreas comunes fuera de horario
- Incumplir el reglamento interno
- Ser un condómino Moroso
- Pedir favores a la administración
- Tomar contribuciones o derechos que no tiene en el condominio
En resumen el comité de vigilancia tiene los mismos derechos y obligaciones que el resto de los propietarios, “no se crea más por ser miembro del comité de vigilancia, ponga el ejemplo”.
TIP 7: En caso de que usted requiera asesoría o una cotización de una empresa profesional, contactar al área Comercial de Integra Postventa para solicitar una cita www.integrapostventa.com
