Administración de Condominio
La administración de condominios es el proceso de planificar, organizar y ejecutar todos las actividades relacionadas con su inmueble, dichas actividades serán ejecutadas por el administrador del condominio, su equipo de trabajo y proveedores especializados. Los propietarios de cada unidad privativa están obligados a pagar una cuota de mantenimiento y administración, para cubrir los gastos mensuales.
Como expertos en la administración de condominios nos hemos dado a la tarea de agrupar las 100 actividades mas importante de la operación de un Condominio dentro de 3 grandes grupos:
A continuación haremos un breve resumen de cada uno de ellos para que usted entienda todo lo que involucra la administración de condominios.
1. Temas Legales:
Es importante resaltar que la asamblea es el órgano máximo en la toma de decisiones de cada inmueble, por ello es importante cuidar todos las formalidades relacionados con las asambleas, desde la convocatoria, el registro en el libro de actas, la minuta y firma del secretario y de los asistentes.
Las asambleas pueden ser convocadas por el administrador, el comité de vigilancia o por un grupo de propietarios, que representen al menos el 20% del indiviso, como se establece en su art. 40.
La convocatoria se debe publicar al menos con 7 días de anticipación a la fecha de la asamblea, se debe de publicar en áreas comunes, como acceso peatonal, elevadores, andadores.
Se recomienda que el orden del día no incluya demasiados temas, se recomienda desahogar entre 6 y 8 temas como máximo para que la asamblea tenga una duración entre 2 y 3 horas máximo.
Es importante mencionar que uno de los derechos más importantes de la asamblea es seleccionar o remover a los miembros de los comités de vigilancia o mesas directivas, quienes deberán estar en funciones al menos durante un año de manera honorifica, es decir sin cobrar por desempeñar sus funciones.
La administración de Condominios en la CDMX está regulada por la ley de propiedad de condominios del DF; El objetivo principal de esta ley es regular la constitución, modificación, organización, funcionamiento, administración y extinción del régimen de propiedad en condominio. Así mismo, regula la relación entre propietarios, inquilinos y su administración.
La Procuraduría Social del Distrito Federal (PROSOC), es el organismo gubernamental que resuelve las controversias que se suscitan diariamente entre los propietarios y poseedores de la copropiedad.
Los derechos y obligaciones de los propietarios se regulan por la citada Ley de propiedad en Condominio, el reglamento interno del condominio, el código civil para el distrito federal Y otras leyes aplicables como:
- Ley de protección de los animales del DF
- Ley de Cultura Cívica
- Ley del deporte
- Ley de Protección Civil
Integra Postventa como especialista en la materia , cuenta con un grupo de abogados expertos en la ley condominal, y se hacen cargo de revisar y emitir recomendaciones sobre los siguientes aspectos:
- Régimen propiedad en condominios
- Reglamento interno
- Normas de Convivencia
- Libro de actas
- Actas de asamblea
- Constitutiva de la asociación civil
- Elaboración de contratos entre la asociación civil y proveedores
- Convenios morosos
- Quejas vecinos ruidosos
Contamos con supervisores y administradores certificados por la PROSOC (Procuraduría Social del DF), que garantizan el buen funcionamiento del condominio
2. Temas de Operación y Mantenimiento de Cabecera
Es importante contar con un organigrama claro que nos permita determinar el equipo humano necesario para atender los requerimientos de cada inmueble, así como los alcances y obligaciones de cada elemento en sitio. Dependiendo de las necesidades del Inmueble debemos contemplar a un administrador residente, auxiliares administrativos, supervisores operativos, personal de mantenimiento, y todos ellos alineados en la actitud de servicio que se requiere para der respuesta a las necesidades del Cliente.
Por las diferentes implicaciones que tiene el manejo de personal, es muy útil contar con un departamento de recursos humanos que nos ayude a definir los perfiles y alcances de cada puesto, así como realizar los procesos internos para contratar a los mejores profesionales.
El mantenimiento es otro de los aspectos más importantes en la administración de condominios, en muchas ocasiones los trabajos preventivos no son percibidos por los propietarios, sin embargo nosotros lo consideramos como “el dinero mejor invertido”. Es fundamental garantizar los servicios básicos dentro de cada condominio, como agua, luz y gas.
Las bombas, hidroneumáticos, sistemas vs. incendios, extintores, plantas de emergencia, elevadores, eleva autos, portones, plumas de acceso, motores y el circuito cerrado de monitoreo de cámaras de seguridad (CCTV), debe de recibir oportunamente su mantenimiento de acuerdo al plan de trabajo definido.
Por ello es bueno disponer de una cartera de proveedores de servicios como la Seguridad, Limpieza, Jardinería y personal especializado en los mantenimientos preventivos y correctivos de los equipos para operar correctamente las áreas comunes del condominio.
Es recomendable también definir un plan de trabajo integral que incluya área verde, así como los equipos y amenidades del condominio a corto, medio y largo plazo.
En Integra Postventa disponemos de una cartera de proveedores categorizados por nivel de servicio en Gold y Silver.
Cada proveedor debe ofrecer precios competitivos y precios de mercado para optimizar el presupuesto de su condominio.
3. Temas Administrativos
El control interno es fundamental para dar buenos resultados, el administrador es responsable de llevar un adecuado control del presupuesto del inmueble, controlar las finanzas mes a mes, pagar oportunamente a proveedores y generar un reporte mensual de ingresos y egresos. Es recomendable tener firmas mancomunadas para controlar mejor los gastos del inmueble. Recomendamos tener procedimientos y políticas administrativas en sus condominios.
En el mercado existen diversos softwares de administración de condominios y fraccionamientos como Vivook, Casandra, Condovive, que pueden ayudar a tener un mejor control interno en su condominio, además la mayoría de ellos, tienen opciones para reservar áreas comunes, enviar avisos de cobro, generan reportes financieros y puedes habilitar el modulo de captura de datos para facturar, que te permite generar la facturación electrónica y cumplir con las obligaciones fiscales de la asociación civil.
Otro punto importante en la administración de condominios, es la parte relacionada con el régimen fiscal; Para que un Condominio goce de Personalidad Jurídica debe constituir una sociedad que se le otorgue, la figura de Asociación Civil, o la P en C; después de constituirla, se debe tramitar la obtención de un Registro Federal de Causantes “RFC”, ante el Sistema de administración tributario, junto con la Firma Electrónica para poder timbrar las facturas correspondientes.
La asociación civil esta obligada a llevar contabilidad electrónica y cumplir en tiempo y forma con sus declaraciones mensuales y anuales.
No obstante, el pasado 23 de abril de 2021, salió publicado en el Diario Oficial de la Federación “DOF”, el Decreto de reforma de la regulación de la Subcontratación Laboral que tiene por objeto robustecer el marco normativo de la Subcontratación laboral, para lo que viene a imponer nuevas obligaciones y requisitos a los sujetos obligados, como pueden ser las Asociaciones Civiles antes comentadas como contratantes y los mismos prestadores de servicios especializados de administración condominal como contratistas.
Esta Reforma ha venido a adicionar y derogar ciertas disposiciones de otras leyes como la ley del IVA o la ley del Impuesto sobre la Renta, las cuales afectan directamente el régimen fiscal bajo el que veníamos operando las Asociaciones Civiles hasta el momento; Por esta razón, nuestros asesores expertos en temas fiscales y laborales ya se encuentran estudiando las distintas opciones que nos permitan adaptarnos a los nuevos lineamientos establecidos por las autoridades.
https://dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5616745&fecha=23/04/2021
Si usted gusta alguna asesoría del ámbito fiscal, por favor contáctenos y con gusto agendamos una reunión para apoyarlos con este tema.
En resumen como se puede observar, la administración de condominios, representa un gran reto hoy en día para cualquier administrador; Gestionar la operación, el mantenimiento, así como los temas administrativos, legales, fiscales, atención a las autoridades y a los propietarios es un gran reto, por ello les recomendamos contratar una empresa profesional que atienda de manera integral todos los temas del condominio.
